Alta de Formulario

El alta de un nuevo Formulario se realiza en 3 pasos:

• Alta del Encabezado del Formulario 

• Alta de los Campos que lo constituyen 

• Generación de la Tabla asociada al Formulario
   

Alta del Encabezado

Al ingresar al Gestor de Procesos, se pulsa el botón :

En la ventana que se abre el sistema presenta los campos de Encabezado a completar para dar de alta un Formulario:

• Los campos Nro.Formulario, Revisión y Descripción son obligatorios; en ellos se registra el código, la versión y el tema del Formulario.

• La Descripción de un formulario, si es posible y si aplica, debe iniciar con el nombre del cliente entre corchetes.
  Por ejemplo: [J&B Solutions] F-018 | Tickets de Clientes.
   

• Los campos Resumen, Usr Emitió y Fecha Emisión, si bien no son obligatorios, su completado permite tener toda la información relativa al diseño del Formulario.
   

•  Los campos relacionados con los Grupos Funcionales se utilizan para restringir el acceso a las diferentes funcionalidades del Formulario:

* Grupo Funcional: es un campo obligatorio, que permite el acceso al Formulario a los Usuarios que tengan el Grupo Funcional aquí definido.

* Grupo Visualiza: si no se define, el sistema adopta como Grupo Visualiza al Grupo Funcional definido en el campo anterior. En el caso que fuera distinto, el sistema le presentará al usuario que no posee en su perfil el Grupo Visualizar, sólo los registros donde ha participado.

El usuario que posea en su perfil el Grupo Funcional definido en el campo Grupo Visualiza podrá visualizar todos los registros ingresados.

* Grupo Edita: en un Formulario Simple, sólo los Usuarios que posean en su perfil este Grupo Funcional podrán modificar los datos de un registro.

En un Formulario Multiparte, el propio sistema de control del workflow dejará o no editar los datos. El usuario que completa una parte podrá ingresar al registro para modificarlo mientras el siguiente usuario no complete información en su correspondiente parte.

* Grupo Borra: permite a los Usuarios que tengan en su perfil este Grupo Funcional la opción de borrar un registro del Formulario.

• Tabla Afectada - en este campo se define el nombre de la tabla donde el sistema guardará los datos a ingresar en el Formulario. El sistema le agrega automáticamente a dicho nombre el prefijo a0usr a fin de diferenciar las tablas creadas por un usuario Administrador de las tablas propias del sistema.
   

• Estado - este campo indica si el Formulario es utilizable o no; se pueden utilizar los Formularios en estado Aprobado:

• Notas Anexas - es un atributo del Formulario, que si está definido como:

permite la opción de incorporar notas sucesivas al pie de cada registro sin afectar los datos ingresados en las campos del Formulario, incorporando además la posibilidad de realizar una comunicación a uno o varios usuarios:

En el Formulario, los comentarios se agregan en el campo Notas. El historial de comentarios y comunicaciones aparecerá secuencialmente, ordenados de más reciente a más antiguo.

• Archivos Adjuntos - es un atributo del Formulario, que si está definido como:

permite la posibilidad de adicionar a la estructura del Formulario y asociado a cada registro, la opción que facilita la vinculación de Documentos al Formulario, en cualquier momento, y sin necesidad que los mismos tengan trazabilidad ni estén dados de alta previamente en el sistema iDoc-Documentación:

El Usuario que da de alta el documento, será quien podrá modificarlo o eventualmente eliminarlo; el resto de los Usuarios podrá sólo visualizarlos.

Un registro con varios documentos adjuntos al final del formulario mostrará un aspecto similar al siguiente:

También existe la posibilidad de agregar documentos adjuntos por parte:

Luego de ingresar los campos de Encabezado del nuevo Formulario, se presiona el botón , y el sistema le indica al Administrador que el Formulario ha sido creado y guardado:

Alta de Campos

Seleccionando el formulario en el gestor de procesos, el agregado de campos al mismo se realiza haciendo clic en las herramientas adicionales :

En la pantalla de adicionales que se abre se selecciona la opción :

Si todavía el Formulario no tiene ningún campo cargado, el sistema  presentará la siguiente pantalla:

En los casos en que el Formulario que se está dando de alta sea similar a otro ya existente, en la parte superior de la pantalla permite cargar sus campos, para luego sobre esa base poder hacer los ajustes:

Una vez seleccionado el Formulario base a clonar, presionando el botón , los campos de dicho Formulario base quedan cargados en el nuevo, pudiendo el Administrador agregar, eliminar o modificar alguno según el procedimiento habitual.

En el caso general de que se definan los campos del Formulario desde cero, se empieza con la carga del primer campo directamente desde la parte inferior de la pantalla.

Durante la carga de los campos de un Formulario, el usuario Administrador trabajará en una pantalla similar a la siguiente, donde en la parte superior se visualizan los campos ya cargados, y a continuación  el área de carga del siguiente campo a cargar.

En un campo ya cargado, a la izquierda se presentan las funcionalidades utilizables:
 

• Editar Campo - permite editar y eventualmente realizar modificaciones en la definición del Campo.
   

•   Clonar Campo - permite definir un Campo en base a otro ya existente, pudiendo luego eventualmente editar el nuevo Campo y realizar los ajustes requeridos.
   

• Borrar Campo - permite eliminar un Campo existente.

Ingreso de Campos del Formulario

Para facilitar la creación de campos, el sistema autocompleta la longitud y el tipo recomendado luego de indicar el campo vincular.

También brinda una ayuda sobre qué se debe completar en cada campo, por ejemplo, al ingresar un campo Vincular a "Calendario", autocompleta el Tipo de campo, la Longitud recomendada y la lista de valores.
 

• Secuencia - indica el ordenamiento relativo del Campo en el Formulario; se recomienda en el alta numerar los campos de 10 en 10, para facilitar el eventual intercalado de nuevos campos sin necesidad de renumerar los existentes.
   

• Nombre del Campo - el sistema iWF - Worklfow acepta nombrar a los campos con caracteres alfanuméricos, sin dejar espacio entre los mismos, y en minúscula. Los guiones medio y bajo se pueden emplear como separadores de palabra.
   

• Tipo de Campo - el tipo de campo puede ser:

* Acción - se utiliza para indicar al sistema que se inicia una nueva parte en un Formulario Multiparte.

 * Numérico - se define para los Campos a ser completados con un valor numérico, ya sea entero o decimal.

* Fecha(yyyy-mm-dd) - es un campo tipo calendario, con formato año-mes-día:

* Fecha/Hora(yyyy-mm-dd hh:mm:ss) - es un campo tipo calendario, más información horaria:

* Caracteres - es un campo texto de extensión acotada.

* Texto extendido - es un campo texto de mayor extensión, aplicable para descripciones, observaciones o comentarios:

 * Texto enriquecido: Es similar al tipo "Texto extendido" con la diferencia que permite agregar formato al texto. Estilo de fuente, tamaño, color, subrayado, etc.

Los campos Caracter y Texto extendido pueden tener asociado una tabla con opciones predefinidas para facilitarle al usuario el ingreso de datos y evitar tipeos erróneos:

Para asociar una Tabla vinculada a un campo Caracter o Texto extendido se debe incorporar a la definición del campo, en la opción Lista de Valores , una instrucción como la siguiente:

i:a0usr_nuke_archive_doc_ayuda:id:cod:des

Dicha instrucción está definida en 5 partes, separadas entre sí por el caracter ":", donde:

* "i" - indica búsqueda por palabras claves

* referencia a la Tabla en la cual se ingresa previamente el texto predefinido

* referencia a los campos de la Tabla a tener en cuenta; en general conviene definir campos id:cod:des para los correspondientes al Código y Descripción de los elementos de la Tabla

• Longitud - a cada tipo de campo le corresponde una longitud:
  
  * Texto extendido: 255
  
  * Fecha: 12
  
  * Campos con valores asociados con id de usuarios: Numérico (11,0)
  
  * Campos tipo Link, Acción o Check Box: Caracter de 40
  
  * Campos asociados a Lista de Opciones Menú o Radio Button: Caracter de 2,0
  
  * Campos LOV, si se trata de tablas creadas en el mismo sistema: Numérico (11,0), si se trata de tablas externas: Caracter de 40

• Etiqueta - es la leyenda con que se identifica el campo en la presentación del Formulario:

• Ayuda contextual - permite definir una ayuda o aclaración, que puede definir el usuario para tomar la decisión correcta sobre lo que tiene que cargar, por ejemplo:

En el formulario, si un campo tiene ayuda contextual aparece indicado con el ícono :

Haciendo clic en el ícono , aparece desplegada en pantalla la ayuda contextual previamente cargada en la definición del formulario:

• Condición NOTNULL - es un campo tipo Check Box que, si se lo marca, determina la obligatoriedad de ingresar un valor
   

• Vincular a - en este campo se determina la forma de presentar la selección de valores:

* Calendario - iWF - Worklfow presenta a la derecha de este Campo el ícono calendario para seleccionar la fecha a ingresar en el registro (Dato de 12,0)

* Calendario con Hora - iWF - Worklfow presenta a la derecha de este Campo el ícono calendario para seleccionar la fecha, luego hora y minutos a ingresar en el registro (Dato de 20,0)

* Lista de usuarios del sistema - iWF - Worklfow muestra la lista de todos los usuarios del sistema. Al seleccionar un usuario, el sistema guardará el identificador de éste en el campo del Formulario (Dato numérico de 11,0)

* Lista de opciones list menu - permite al usuario definir opciones que se muestran en una lista desplegable. iWF - Worklfow toma los datos del campo lista y considera como opciones diferentes a los string separados por el caracter "." (Dato numérico de 1,0)

En ocasiones se recomienda que un campo de este tipo tenga como primera opción, por ejemplo -Selección-, o -Sin Datos-, o -S/D-, que le permita al Usuario explicitar la alternativa de que no exista selección, tanto para el alta como para la posterior edición y búsqueda.

* Lista de opciones rad - funciona en forma similar a la Lista de Valores, pero en esta alternativa iWF - Worklfow presenta radios de opción (Dato numérico de 1,0)

Los campos Lista de opciones list menu y Lista de opciones rad no permiten modificación del orden en que se crearon originalmente sin borrar la tabla. Es por ello que es necesario definir el mismo previamente.

Para evitar el error que se puede producir de presentar el primer valor por defecto cuando en realidad se trata de una omisión del operador que no seleccionó el valor correcto, se puede definir como primera opción para este campo un valor neutro, como “Seleccionar”, “Sin Datos”, “Sin informar”, por ejemplo. Así, se mostrará taxativamente que el operador en realidad no seleccionó una de las opciones posibles, y de no existir ese valor neutro se tomaría como válida la primera opción seleccionable.

 * Bifurcación - iWF - Worklfow presenta al usuario una lista de las partes a las que puede dirigir el control del Formulario, para que continúen completando los diferentes usuarios

* Comunicar a un usuario - iWF - Worklfow permite que un usuario que está utilizando el Formulario pueda tomar la decisión, al momento de completar una parte del mismo, de dejar que la comunicación se le envíe a los usuarios preestablecidos en el diseño del formulario, o en su defecto ma otro usuario (Dato numérico de 11,0)

* Link - este tipo de campo permite la posibilidad de ingresar enlaces a otros documentos, planes, reportes y formularios, indicando el registro (Dato varchar de 40). Para settear que por defecto sea un formulario se debe ingresar "Form" en la lista de valores, para los documentos de debe ingresar "Docu" y para reportes "Repo". Además, para establecer por defecto un formulario particular se debe ingresar "Form:id_form" en la lista de valores, donde id_form es el id del formulario.

* Lista de Valores sobre Tabla (LOV) - induce al Usuario a seleccionar un registro de una Tabla definida como fuente de selección de opciones. Esa Tabla puede ser definida como otro formulario y utilizarlo para dar las altas, bajas y modificar sus registros u opciones. (Dato numérico de 11,0). Se facilita la búsqueda y acceso, permitiendo la estandarización de los valores cargados en el campo.

Un ejemplo de campo LOV sería la selección de un Tipo de Instalación, a partir de una tabla predefinida:

La estructura del campo será del tipo:

- La primera parte corresponde al nombre de la Tabla: 

a0usr_dv_tm_utiles_libreria

  - La segunda parte corresponde al valor que se guarda: id del registro (en general)
  - La tercera parte corresponde a los valores de los campos a mostrar para la selección: cod y des (en este ejemplo)

* Lista de Valores sobre Tabla (Largo LOL) - se aplica cuando se necesita ofrecer más campos de búsqueda para seleccionar un determinado registro, ampliando las opciones. Desde el punto de vista del Usuario, le permite seleccionar un registro de una Tabla definida, que además le muestra valores adicionales como fuente de referencia en la búsqueda. (Dato numérico de 11,0).

Un ejemplo de campo LOL podría ser la selección de equipos, agregando en la estructura tradicional de código y descripción los campos adicionales zona física y zona lógica.

La estructura en este ejemplo quedará definida así:

* Lista de Valores sobre Tabla (Relacionado LOVR) - este tipo de campo permite al usuario seleccionar un determinado registro de una Tabla, cuando dicha Tabla está relacionada con otra. (Dato numérico de 11,0). Así se logra acotar la búsqueda a los campos asociados.

Un ejemplo de campo LOVR sería el caso de tener definida una Tabla de Sectores y otra Tabla de Pad de Producción; al estar cada Pad asociada a un Sector, si primero se selecciona éste, el campo Pad preselecciona y presenta sólo aquellos correspondientes al Sector elegido:

La estructura de los campos será del tipo:

Hasta el caracter "#" la estructura es similar a un campo LOL; luego se debe ingresar el nombre del campo correspondiente a la tabla a comparar (en este ejemplo, sector), y el nombre del campo (pad) correspondiente a la segunda tabla (tm_pad).

Así se logra que sólo se muestren las Líneas que pertenezcan al Sector seleccionado en el campo sector.

* Lista de Valores Inducción sobre texto (Relacionado LOVI) - este tipo de campo permite ingresar desde una tabla asociada, la cantidad de valores que se desee. No está limitado a elegir un solo registro. El tipo de campo es "Texto extendido" y en Lista de valores se especifica la tabla  y campos correspondientes.

Nota: Si se desea guardar un solo campo en el texto, este campo debe repetirse en la definición de la lista de valores.
A continuación, un ejemplo de la estructura de dicho campo:

Primero se ingresa la tabla, luego los campos.

El segundo y el tercero serán los campos que sólo se visualizarán, mientras que los últimos dos quedarán guardados en el campo texto.
Para desplegar la lista de valores basta con dar clic en y mostrará la siguiente pantalla:

* Imagen - iWF - Worklfow permite definir un campo tipo imagen seteando:

En el formulario aparecerá el ícono , que permite seleccionar y adjuntar una imagen guardada previamente en una carpeta:

* CheckBox (S/N) - iWF - Worklfow permite ingresar un tilde en este tipo de campo, dándolo por válido. Puede presentar opciones múltiples, en forma semejante a una Lista de opciones list menu (Dato numérico de 1,0).

* Multi Registro - permite al usuario generar registros de otro formulario, que quedarán asociados al registro del formulario actual. El registro que contiene el Multiregistro será el padre, y el generado en éste mismo será el hijo (Dato numérico de 1200).

Un ejemplo pueden ser las Acciones generadas a partir de un Acta de Reunión, donde el Multiregistro se define en el formulario padre (Acta), haciendo referencia al ID del formulario hijo. Los campos del formulario hijo (Acciones) se colocan separados por el caracter "|":

• Visible - si se quita la tilde a este atributo, iWF - Worklfow seguirá guardando toda la información correspondiente al campo, pero éste dejará de estar visible para el Usuario.
   

• Lista de Valores - cuando un campo puede adoptar un valor entre varias opciones posibles, como sucede en los casos de Vincular a Lista de opciones list menu, Lista de opciones rad o CheckBox múltiple, aquí es donde el Administrador debe cargar todas las opciones posibles a visualizar, separadas entre sí por el caracter ":". Internamente, iWF - Worklfow asumirá 0 como identificador de la primera opción, 1 para la segunda, etc.

 
En caso de Vincular a Lista de Valores sobre Tabla (LOV, LOL, LOVR), en este campo el Administrador debe identificar la Tabla de referencia.
 

• Condición Edición - en caso de que este atributo esté tildado, iWF - Worklfow presentará al campo como filtro o parámetro de búsqueda de registros.

Campos Formulario Multiparte

Cuando el Formulario diseñado es de tipo Multiparte, se debe definir al comienzo de cada parte un campo tipo Acción (Caracter de 40), y deben ser completados los siguientes datos:

* Nro.de Parte - se carga en el campo tipo Acción de cada Parte, y en todos los demás campos del Formulario para darles pertenencia a dicha Parte.

* Gr.Funcional Ingresa - indica el Grupo Funcional que deben poseer los Usuarios para acceder a la Parte.

* Gr.Funcional Comunicado - cada vez que un Usuario complete una parte del Formulario, iWF - Worklfow le puede enviar automáticamente un mail a los usuarios que posean el Grupo Funcional cargado en este campo.

En el Formulario se puede definir un campo vinculado a Comunicar a un Usuario, de tal forma que el operador de la Parte pueda definir de entre todos los usuarios que poseen el Grupo Funcional Comunicado a quién de ellos se le enviará la comunicación.

* Partes Bloqueadas - en este campo se indican las Partes del Formulario que quedarán bloqueadas una vez guardada cada una de las Partes.

Como ejemplo, en un Formulario de 3 Partes, en el campo Partes Bloqueadas correspondiente a cada uno de los 3 tipos de campo Acción se debe cargar:

En el ejemplo, esto se interpreta como que luego de cerrar la Parte 1 la única parte habilitada para continuar es la Parte 2 (las Partes 1 y 3 quedan bloqueadas), luego de cerrar la Parte 2 la parte habilitada es la Parte 3 (Partes 1 y 2 bloqueadas), y luego de cerrar la última parte el Formulario queda cerrado (con todas sus Partes bloqueadas).

Luego de ingresar cada Campos de un Formulario, se presiona el botón , y el sistema le indica al Administrador que el Campo ha sido guardado: